LA DIRECCIÓN DE INSPECCIÓN DE PERSONA JURÍDICA (DIPJ) cumple para con las Asociaciones Civiles una función de contralor.
Tratamos de resguardar la vida institucional de todas las entidades, sin descuidar que los que desarrollan y llevan adelante la vida social y el cumplimiento del objeto social son los socios.
I. ¿Qué es una Asociación Civil?
Cuando un grupo de individuos se reúne con la intención de desarrollar actividades sociales, comunitarias, culturales, o cualquier otra que tienda al bien común -sin perseguir fines económicos-, queda constituida una simple asociación. Ahora bien, cuando esa agrupación establece por escrito ciertas reglas de funcionamiento, distribuye roles y responsabilidades, especifica las tareas a las que se van a dedicar y solicita ante un organismo del Estado su reconocimiento como entidad jurídica (personería jurídica), esa simple asociación pasa a convertirse en una verdadera Asociación Civil.
En síntesis, una asociación civil es una persona jurídica privada, constituida por un conjunto de personas físicas (llamadas socios) que, con la debida autorización del Estado (específicamente la DIPJ), se unen para realizar actividades que tienden al bien común. La característica que las distingue es que no persiguen una ganancia comercial o económica; por ello es común que también se las denomine como “Entidades civiles sin fines de lucro”.
II. ¿Para qué sirve constituir una asociación civil?
En primer lugar, ayuda a organizarse mejor: se definen las funciones de cada uno, se especifican los objetivos principales y secundarios, se establecen autoridades, se fijan reglas de funcionamiento, etc. Todo eso fortalece la organización. En segundo lugar, un grupo de personas organizadas tienen mucha más fuerza que cada una de ellas individualmente.
Además, un núcleo constituido y organizado suele atraer y entusiasmar a otras personas. De esta manera, aumenta la participación, se afianza el compromiso de los integrantes y crece la solidaridad social.
III. ¿Por dónde empezar?
Como primer paso, es importante formar una COMISIÓN con aquellos que están más consustanciados con la idea y con los objetivos de la asociación, o con aquellos que tienen más iniciativa o que se muestran más activos, o bien, con quienes resultan más representativos. Esta Comisión se encargará, principalmente, de pensar y elaborar el proyecto de Estatuto, de fijar una fecha y un lugar para realizar la Asamblea Constitutiva y de llevarla adelante convocando a todos los potenciales miembros que quieran integrar la asociación a crearse.
El Estatuto: es el principal instrumento legal de la Asociación; es el contrato social que rige la vida de la institución, y todos sus asociados están obligados a observarlo y a cumplirlo. En él se fijan los propósitos de la entidad, las reglas de funcionamiento de sus órganos internos, y los derechos y obligaciones de los socios y de los directivos.
Los puntos más importantes a tener en cuenta son:
Denominación de la entidad. Es decir el nombre que tendrá la institución y por la cual se la va a conocer. Es importante tener en cuenta que, previo a decidir el nombre definitivo, debe hacerse un trámite en la DIPJ que se llama “reserva de nombre”. Este trámite sirve para verificar que no haya otra entidad con el mismo nombre y, al mismo tiempo, permite reservar el nombre elegido durante un plazo en el cual ninguna otra entidad podrá inscribirse con ese nombre. Por último, al nombre elegido debe agregarse siempre la expresión “Asociación Civil” al principio o al final (por ejemplo Asociación Civil Vida Sana o Vida Sana Asociación Civil; Asociación Civil Club Deportivo San Miguel o Club Deportivo San Miguel Asociación Civil).
Objetivos y propósitos. Como ya hemos dicho, el fin último de todas las asociaciones civiles es trabajar para el bien común. Sin perder de vista esa finalidad ideal, el estatuto debe fijar con precisión el objeto al que se va a dedicar, sin perjuicio de describir, con amplitud y con criterio abarcativo, las tareas que se van a desplegar en función de ese objeto preciso y determinado.
Los asociados. Se deben decidir las distintas categorías de socios que tendrá la entidad, especificando los requisitos, derechos y obligaciones, que se exigen para pertenecer a cada categoría. En tal sentido, es común establecer una categoría de socios activos o plenos (que son aquellos que tienen voz y voto y, por ende, pueden elegir y ser elegidos), diferenciándolo de otra categoría, los socios adherentes (que son los que tienen voz pero no voto). A su vez, puede preverse una categoría de socios-cadete (los clubes deportivos suelen adoptarla para incorporar a los menores de 18 años a las actividades de la entidad); también, es posible establecer la categoría de socios vitalicios, que habitualmente se utiliza como reconocimiento a aquellos socios que alcanzan una determinada antigüedad, durante un lapso ininterrumpido de tiempo, para eximirlos del pago de la cuota social, o de ciertos aranceles, o reducirles su monto; los socios honorarios, son una categoría honorífica, normalmente utilizada para agradecer o distinguir a aquellos socios que hayan prestados importantes servicios a la asociación o que se destaquen por ciertas cualidades personales. Aclaremos, que no es indispensable que la nueva asociación contemple todas las categorías mencionadas sino que ello dependerá de las características de la entidad y, en definitiva, de lo que decidan los socios fundadores.
El domicilio. En el estatuto no es necesario especificar la dirección donde va a funcionar la sede social, sino que la mención al domicilio tiene que ver con la jurisdicción territorial en la que va a funcionar la entidad, es decir LA CIUDAD. La Sede Social, es decir la calle y N.º, no es conveniente fijarla en el texto del Estatuto en virtud de que puede cambiar en cualquier momento y en caso de que esté en el Estatuto se va a tener que iniciar un trámite de Reforma del mismo, el cual es bastante complejo.
Los órganos sociales. Las asociaciones civiles tienen tres órganos internos:
1) La Comisión Directiva;
2) La Asamblea de socios;
3) la Comisión Revisora de Cuentas.
*La Comisión Directiva (C.D.) tendrá a su cargo la administración de la institución, y sus miembros son elegidos por la Asamblea. Debe estar compuesta, como mínimo, por cinco miembros titulares y dos suplentes: un Presidente, un Secretario, un Tesorero, dos vocales titulares y dos vocales suplentes. Pero nada impide que haya otros cargos según las necesidades de funcionamiento: por ejemplo, puede estipularse la presencia de uno o dos vicepresidentes, o de un secretario general y de un secretario de actas, u otras secretarias especificas, o un protesorero que auxilie al tesorero, o más cantidad de vocales titulares y suplentes, etc. El estatuto debe contemplar los requisitos para ser miembro de la C.D., la periodicidad de los mandatos, la posibilidad -o no- de ser reelectos, la cantidad de reuniones semanales o mensuales de la C.D, el quórum para sesionar y la mayoría de votos para adoptar decisiones, etc.
*La Asamblea es el órgano soberano de la entidad y está conformada por todos los socios con voz y voto. Existen dos tipos: Asamblea General Ordinaria, se celebra dentro de los 120 días de cerrado el ejercicio anual, y es en donde se tratará y aprobará el balance anual, la memoria y el inventario, y otros temas que hagan al funcionamiento global de la entidad. Por otro lado la Asamblea General Extraordinaria, se celebra en cualquier tiempo a consideración de la C.D o C.R.C o el 5% de socios para tratar ciertos asuntos excepcionales, como por ejemplo la reforma del estatuto.
*La Comisión Revisora de Cuentas es el órgano de contralor interno cuya función principal es supervisar y controlar la administración de la entidad. Debe dictaminar sobre los estados contables, el inventario y la memoria, el que será presentado ante la Asamblea Ordinaria.
Patrimonio. Para inscribir una asociación civil es necesario declarar un patrimonio inicial. Si ya se cuenta con algún bien para la entidad, debe hacerse un inventario firmado por Contador Público Nacional matriculado; sino puede hacerse un deposito especial en dinero efectivo ante el Banco de Entre Ríos a nombre de la entidad dejando expresa autorización para que uno o más socios – comúnmente, el presidente, tesorero y/o secretario- puedan retirarlo una vez que sea otorgada la personería jurídica.
Plazo. No es necesario decir la cantidad de años que tendrá vigencia la Asociación pero si estamos obligados a hacer referencia al plazo, por eso generalmente se establece que será a perpetuidad.
Otros temas a considerar. Al momento de proyectar el estatuto es importante no olvidarnos de: a) establecer un régimen disciplinario para los asociados, b) establecer con claridad el sistema de elección de autoridades y los reemplazos en caso de vacancias; c) fijar una fecha para el cierre del ejercicio contable; d) atribuciones y obligaciones de los socios y de los miembros de la C.D y C.R.C e) todo lo concerniente a las Asambleas, y f) prever la forma de liquidación, disolución de la entidad y destino de sus bienes.
IV. Asamblea Constitutiva
Con el proyecto de estatuto ya listo, la Comisión debe llevar adelante la Asamblea Constitutiva, que es el acto de nacimiento (fundacional) de la entidad. En la fecha, hora y lugar preestablecidos, se dará comienzo a la reunión de todos los socios –que serán los socios fundadores- para redactar el acta constitutiva y el Estatuto. Luego viene la tarea del Escribano Público, en virtud de que tanto el Acta como el Estatuto deben estar redactados es un mismo cuerpo de Escritura Pública, que luego es lo que se inscribirá en la Dirección de Inspección de Persona Jurídica.
V. Trámite ante DIPJ
Una vez presentando el tramite con todas las formalidades establecidas por la legislación vigente (ver TODOS los requisitos), y después de un plazo se debe concurrir a la DIPJ a notificarse sobre el estado del mismo. (Se consulta con el número de expediente que nos dieron).
Se realizan dos dictámenes, un dictamen contable y otro que realiza un asesor jurídico del Organismo, que pueden ser favorables o pueden contener observaciones. En este último caso, habrá que subsanar los errores observados o realizar las correcciones que se nos indiquen. Se procederá, entonces, a contestar las observaciones realizadas consignando las modificaciones propuestas y, en su caso, transcribiendo en su totalidad el / los artículo / s del estatuto en su versión modificada. De no existir nuevas observaciones, la DIPJ dictará una Resolución que otorga, finalmente, la personería jurídica a la entidad, asignándole un determinado número de Matrícula.
Luego se procederá a Rubricar los Libros Sociales Obligatorios que debe llevar toda Asociación Civil (Decreto 3328/60 MGJ):
1- Registro de Asociados
2- Actas de Asambleas
3- Actas de Reuniones de la C.D
4- Inventario y Balances
5- Diario (antes Caja o Tesorería)
Con la constancia de la Rubrica de Libros finaliza el tramite en la DIPJ.
¿Se acuerdan del depósito especial?; ahora, ya terminado los trámites, se puede pedir su devolución a través de un escrito, y con la orden que se expida la DIPJ, iremos al Banco a solicitar el reintegro del monto depositado. Ese dinero es de la entidad, y puede ser usado para tareas pendientes, o bien, depositarlo en la cuenta bancaria que se haya abierto a nombre de la reciente Asociación Civil, dejando asentado el movimiento –en ambos casos- en el Libro respectivo.
VI- Exención impositiva.
En principio, las Asociaciones Civiles están exentas del impuesto a las ganancias, en la medida que tales ganancias y su patrimonio social se destinen a los fines de su creación y en ningún caso se distribuyan, directa o indirectamente, entre los socios. Quedan expresamente excluidas de dicha exención –según la normativa vigente- , aquellas Asociaciones que obtengan sus recursos, en todo o en parte, de la explotación de espectáculos públicos, juegos de azar y actividades similares. También, están exentas del Impuesto al Valor Agregado (I.V.A) los servicios prestados por la Asociación Civil en la medida que se relacionen en forma directa con sus fines específicos. De todos modos, para obtener la exención, es indispensable acudir a una dependencia de la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) y presentar el trámite respectivo, con copia de la Resolución de la DIPJ que otorga la personería jurídica, y copia del estatuto aprobado, para que dicha dependencia fiscal dictamine sobre la procedencia de la exención. Además, las asociaciones civiles están exentas del impuesto a los ingresos brutos –que es un tributo local- siempre y cuando los ingresos que perciba la entidad sean destinados al objeto previsto en el estatuto y en ningún caso se distribuyan, directa o indirectamente, entre los socios. Para obtener el certificado de exención sobre éste impuesto, hay que dirigirse a ATER con toda la documentación de la entidad e iniciar el trámite correspondiente.
